Para un líder de laboratorio, es fundamental tener un inventario bien organizado y surtido, de lo contrario simplemente no podrás continuar con tus investigaciones o seguir prestando servicios clínicos a los pacientes.
Sin embargo, llevar orden a este aspecto puede ser complejo, especialmente si apenas vas comenzando o has dejado que su administración se lleve de una forma desorganizada durante mucho tiempo. Sin importar el caso, te presentamos algunos tips para optimizar tu proceso:
Crea un punto de partido: Lo primero que debes hacer es hacer un primer registro de las cosas que tienes en tu inventario. Este primer reporte te servirá para definir qué necesitas y qué no.
Identifica necesidades y disponibilidad: Analiza todas las operaciones diarias y determina qué suministros requieres y en qué cantidad. Compara estos descubrimientos con tu primer registro y define si verdaderamente requieres reservas tan pequeñas o tan grandes de algunos insumos.
Piensa cómo organizarlo y guardarlo: Más allá de saber en qué lugar va a estar cada insumo, debes diseñar un sistema que te permita acceder, fácilmente, a los suministros que necesites y que te permita llevar cuenta de cuándo necesitas comprar más.
Sé estratégico con tu gasto: Contacta proveedores y averigua si hay precios al mayoreo o si pueden hacerse órdenes personalizadas al volumen justo de insumos que necesitas en tu inventario.
Combina tu inventario con tu proceso de mantenimiento: Muchas veces el equipo de un laboratorio puede desgastarse y, por descuidos o falta de eficiencia, provocar un fallo que detenga tus operaciones. Si cada que pidas suministros también revisas el estado de tu capital tecnológico y qué debe hacerse para conservarlo en condiciones, puedes reducir incidentes desafortunados.
Mantén registro de todas las operaciones: Con la escala de un laboratorio, el proceso de adquirir suministros puede volverse muy desordenado si no haces un reporte de cada orden y proceso.
Divide las tareas: Manejar un inventario es una misión descomunal. Es preferible que designes a cada miembro de tu equipo una responsabilidad distinta, para evitar confusiones o errores.
Crea un sistema de auditoría interna: Nada puede mejorarse si no se conoce. Define qué tan frecuentemente quieres revisar que tu proceso de inventario esté corriendo como debería y, usando los registros y listas de procesos, identifica qué cosas no están funcionando.
