Con una población creciente el número de pacientes ha aumentado también drásticamente, por ésta razón realizar el seguimiento del historial médico (incluyendo información de visitas pasadas, resultados de laboratorio, medicamentos previos y alergias a fármacos) mediante un sistema tradicional se convirtió en una tarea bastante difícil para un médico.

Desde los años 60 los rápidos avances en las tecnologías de la información han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Por eso en la actualidad la mayoría opta por pasar sus registros de papel a formatos digitales los cuales almacenan los datos de forma eficiente y segura en una base de datos central a la que se puede acceder desde diversos medios.

Las principales ventajas son:

• Reducción de costos a largo plazo: Aunque el costo de configuración a veces es alto, con el tiempo, el costo es mucho más bajo que el de un sistema tradicional. El almacenamiento electrónico de datos elimina los costos de almacenamiento de papel.
• Tiempo de espera reducido: Los datos están disponibles siempre de forma que no se necesita esperar los datos del paciente para el diagnóstico y el tratamiento. Además como el e-mail es el modo principal de comunicación, el intercambio de datos es muy rápido y efectivo.

• Comunicación efectiva: Ya que el paciente, el hospital, la farmacia y el laboratorio están conectados centralmente, pueden comunicarse entre sí de forma mucho más rápida que con el sistema tradicional.
• Tratamiento de más alta calidad: Los registros electrónicos almacenados de forma apropiada no pueden estar mal archivados o en el lugar inapropiado. Con el historial del paciente a la mano, el médico puede analizar las condiciones previas de salud y proporcionar un mejor cuidado.

Por beneficios como estos han surgido empresas dedicadas 100 por ciento al manejo de información, como Integradoc, un software creado en el 2008 dedicado a la gestión de trámites y documentos de forma electrónica.

“Comenzamos a trabajar en la tecnología de gestión de documentos electrónicos cuando prácticamente no había ninguna otra herramienta que lo hiciera. Y uno de los principales beneficios es la disminución de costos, ya no existe necesidad de gastar en papel ni en impresoras. Tampoco hay que preocuparse por el almacenamiento de esos papeles ni por su eventual deterioro”, aseguró el Director de Integradoc, Juan Moreno.

A pesar de los avances, en la actualidad se utilizan más de 115 mil millones de hojas de papel anualmente en las oficinas, según datos de la FILE, empresa de recolección de archivos.