En la comunicación comercial, sea cual sea tu empresa, la firma de los correos electrónicos es una parte fundamental y esto también ocurre en tu consultorio médico. La firma de correo electrónico es una información al final del correo electrónico que permite al receptor del mensaje identificar a su emisor y así facilitarle el contacto. Si vas a enviar un mensaje de correo electrónico desde la cuenta de mail de tu consultorio, esta deberá cumplir con unas ciertas reglas, algo contrario a lo que ocurre con la firma privada, que no está supeditada con ninguna norma y los datos proporcionados son voluntario.
La firma de correo electrónico de tu consultorio debe ser clara, es decir, contener la información de contacto más importante y proporcionar al receptor una impresión individual sobre el emisor. Además debe incluir el logotipo para que sea totalmente identificable el emisor. A la hora de enviar un mail desde tu consultorio, estas son algunas de las cosas que debería incluir la firma como son:
Firma privada
A nivel privado, la firma digital no es obligatoria pero sí es una buena oportunidad para atraer la atención del interlocutor sobre los canales de comunicación alternativos o proyectos propios como una web o un blog. En cuanto a los datos más habituales, estos son:
- Nombre y apellidos
- Números de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- URL de la página web
- Enlace a perfiles en redes sociales
Firma profesional
Los correos electrónicos tienen la misma validez de las cartas comerciales y deben contener ciertos elementos obligatorios como son:
- Nombre de la empresa y forma jurídica
- Dirección postal completa
- Datos de contacto
- Página web de la empresa
- Cargo en la empresa
Asimismo, la firma de correo electrónico puede incluir el eslogan de la compañía y hacer referencia a ofertas, aunque el objetivo principal es proporcionar información de contacto. Aunque no se debería abusar y convertir la firma en una plataforma publicitaria. Otro elemento que debería incluir sería el llamado “disclamer”, que es un aviso legal; aunque, en realidad, incluir un enlace a la política de privacidad de datos y el aviso legal en la web de la empresa sería más que suficiente.
Fuentes en la firma de correo electrónico
A la hora de crear una firma de correo electrónico debes utilizar diferentes tipos del letras, colores y tamaños de fuente discretamente, las cuales pueden aumentar la legibilidad de la firma. Debes saber que el ojo humano reacciona ante los contrastes por lo que, los estilos de formato permiten destacar determinados elementos de la firma.
Además, la firma debería ser creada en formatos de texto enriquecido o en HTML, aunque, a diferencia de lo que ocurre con las firmas de texto normal, los mensajes en formato corren el riesgo de no poder ser leídos o de ser leídos de forma errónea por otros programas de corazón. Así que a la hora de crear una firma de corre desde cero, se debería comprobar su visualización en diferentes programas.
Colores
A la hora de transmitir imagen de seriedad, lo mejor es decidirse por colores discretos y limitar la selección de fuentes a dos diferentes como máximo. No es que lo contrario influya, de forma negativa, en la legibilidad del texto sino que puedes sobrecargar al receptor o dar una sensación de excentricidad, algo que es lo contrario a lo que se busca, ya que puede que tu lector no te tome en serio.
Algunos elementos opcionales en la firma de correo electrónico
Para aumentar el reconocimiento visual en el correo electrónico de tu consultorio puedes optar, al crear la firma de correo electrónico, por incluir el logotipo u otros elementos que caracterizan a la imagen de la compañía. Asimismo, para añadir un toque personal puedes incluir también una foto del emisor.
Debes saber que la mayoría de programas de correo tienen dificultades con los elementos gráficos de las firmas. El formato HTML permite crear firmas de todo tipo y pueden ser visualizados de forma errónea o ser clasificados automáticamente como Spam, lo que ocasionaría la pérdida de información importante.
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